SOP Implementasi KPE Dasar:
Keputusan Deputi INKA No. 26/KEP/INKA/IV/2013 Tanggal 08 April 2015Prosedur pencetakan dan penerbitan KPE
Prosedur penggantian KPE hilang
Prosedur penggantian KPE rusak/perbedaan data
Prosesur KPE tertelan ATM
– Berbeda Bank
– Bank sama
Prosedur pelaporan PNS yang pindah instansi/wilayah kerja
1. PROSEDUR PENCETAKAN DAN PENERBITAN KPE
- Bank Pembayar Agji melakukan personalisasi dan aktidfitas ATM selambat-lambatnya 2 (dua) bulan setelah serah terima KPE dari BKN
- Bank Pembayar Gaji melakukan identifikasi dan/atau penerbitan Nomor Rekening PNS dan Personal Identification Number (PIN), serta melakukan personalisasi fungsi ATM-nya.
- Instansi menyerahkan KPE kepada Bank Pembayar Gaji untuk personalisasi/diaktifikasikan fungsi ATM-nya.
- BKN menyerahkan KPE kepada instansi yang dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima KPE
- BKN melakukan pemeriksaan kesesuaian fisik cetakan KPE dan kesesuaian data PNS yang tersimpan dalama chip KPE, apabila terdapat ketidaksesuaian maka kegiatan pada huruf (i) dan/atau huruf(j) diulang kembali.
- BKN melakukan personalisasi/perekaman data PNS ke dalam chip KPE.
- BKN melaksanakan pencetakan Kartu PNS Elektronik (KPE) lengkap dengan logo Bank pembayar gaji.
- Pada saat pelaksanaan pemotretan, semua PNS diwajibkan memakai pakaian kerja sesuai dengan peraturan dari setiap instansi
- Pelaksanaan perekaman sidik jari dan pemotretan di Instansi sesuai dengan data yang sudah diverifikasi.
- Instansi menyiapkan fasilitas ruangan dan memobilisasi PNS di lingkungannya sesuai dengan jadwal perekaman sidik jari dan pemotretan yang telah ditetapkan.
- BKN menetapkan dan menyampaikan jadwal perekam sidik jari dan pemotretan ke instansi.
- BKN menyampaikan data PNS yang berbeda hasil verifikasi ke instansi untuk dilengkapi data pendukungnya.
- BKN melakukan verifikasi data PNS yang disampaikan oleh instansi.
- Instansi menetapkan Bank sebagai pembayar gaji PNS di lingkungannya dengan PKS yang diketahui oleh BKN, serta menyampaikan format Logo Bank yang akan dicetak di KPE.
- Instansi mengajukan permohonan penerbitan KPE ke BKN dengan melampirkan daftar nominatif PNS dalam bentuk hardcopy dan softcopy catatan: Bagi PNS yang diangkat sejak 1 Maret 2008 wajib melampirkan SK CPNS dan SK PNS.
- Instansi bersama-sama Bank terkait menyerahkan KPE beserta PIN kepada PNS selambat-lambatnya 1(satu) bulan setelah KPE selesai dipersonalisasi Bank.
2. PROSEDUR PENGGANTIAN KPE HILANG
- PNS melaporkan kehilangan KPE kepada kepolisian setempat untuk mendapatkan surat keterangan kehilangan KPE.
- PNS melaporkan kehilangan KPE kepada instansi dengan melampirkan surat keterangan dari kepolisian.
- PNS melaporkan kehilangan KPE dengan Bank Pembayar Gaji untuk melakukan pemblokiran sementara fungsi ATM di KPE.
- Bank menerbitkan ATM sementara atas nomor rekening PNS yang bersangkutan agar tetap dapat mengambil gaji melalui ATM sebelum KPE pengganti diterbitkan.
- Instansi mengusulkan penggantian KPE yang hilang kepada BK
- BKN menerbitkan KPE pengganti sesuai dengan “Prosedur Pencetakan dan Penerbitan KPEpada huruf (i) sampai dengan huruf (k)”.
- KPE pengganti diserahkan kepada instansi yang dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima, untuk kemudian diserahkan kepada PNS yang bersangkutan.
- PNS yang bersangkutan menyampaikan KPE-nya kepada Pihak Bank terkait untuk dilakukan personalisasi fungsi ATM-nya
- Pihak Bank terkait menyerahkan kembali KPE yang telah dipersonalisasi/diaktifkan fungsi ATM-nya beserta PIN kepada PNS yang bersangkutan.
3. PROSEDUR PENGGANTIAN KPE RUSAK/PERBEDAAN DATA
- PNS melaporkan atau menyerahkan KPE yang rusak dan/atau ketidaksesuaian data KPE kepada instansi disertai dengan alasan-alasan data/atau bukti-bukti dokumen.
- Instansi mengusulkan penggantian KPE kepada BKN disertai KPE yang rusak dan/atau ketidaksesuaian data KPE tersebut.
- BKN menerbitkan KPE pengganti sesuai dengan “Prosedur Pencetakan dan Penerbitan KPEpada hurup (i) sampai dengan hurup (k)”.
- KPE pengganti diserahkan kepada instansi yang dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima, untuk kemudian diserahkan kepada PNS yang bersangkutan.
- PNS yang bersangkutan menyampaikan KPE-nya kepada Bank Pembayar Gaji untuk dilakukan personalisasi fungsi ATM-nya.
- Bank Pembayar Gaji menyerahkan kemabli KPE yang telah dipersonalisasi/diaktifkan fungsi ATM-nya kepada PNS yang bersangkutan.
4. PROSEDUR KPE TERTELAN ATM
- Bank Pembayar Gaji berbeda dengan Bank tempat transaksi
- PNS melaporkan KPE yang tertelan di mesin ATM kepada Bank pembayar gaji untuk melakukan pemblokiran sementara fungsi ATM di KPE.
- Bank Pembayar Gaji menerbitkan ATM sementara atas nomor rekening PNS yang bersangkutan agar tetap dapat mengambil gaji melalui ATM sebelum KPE dikembalikan.
- Bank pemilik ATM tempat kejadian KPE tertelan, melakukan proses pengembalian KPE kepada pihak Bank pembayar gaji PNS yang bersangkutan.
- Pihak Bank pembayar gaji menyerahkan dan mengaktifkan fungsi ATM-nya kepada PNS bersangkutan, apabila KPE yang tertelan di mesin ATM sudah dikembalikan oleh Pihak Bank pemilik ATM tempat kejadian.
- Apabila dalam waktu 1(satu) bulan KPE yang tertelan mesin ATM belum diterima kembali oleh PNS , maka Bank Pembayar Gaji membuat surat pernyataan bahwa KPE yang tertelan dimesin ATM bank lain tidak dikembalikan disertai alasannya, sebagai dasar usul penerbitan ulang KPE tersebut bagi instansi dan selanjutnya penerbitan KPE diproses sesuai “Prosedur Penggantian KPE Rusak/Perbedaan Data pada angka 3”.
- 4.2 Bank Pembayar Gaji sama dengan Bank tempat transaksi
- PNS melaporkan KPE yang tertelan di mesin ATM kepada Bank pembayar gaji untuk melakukan pemblokiran sementara fungsi ATM di KPE.
- Bank melakukan proses pengembalian KPE kepada PNS yang bersangkutan, kurang dari 2 hari kerja.
- Bank menyerahkan dan mengaktifkan kembali fungsi ATM-nya kepada PNS bersangkutan.
- Apabila dalam waktu 1(satu)bulan KPE yang tertelan mesin ATM belum diterima kembali oleh PNS, maka Bank Pembayar Gaji membuat surat pernyataan bahwa KPE yang tertelan di mesin ATM tidak bisa dikembalikan disertai alasannya, sebagai dasar usul penerbitan ulang KPE tersebut bagi Instansi dan selanjutnya penerbitan KPE diproses sesuai “Prosedur Penggantian KPE Rusak/Perbedaan Data pada angka 3”.
5. PROSEDUR PELAPORAN PNS YANG PINDAH INSTANSI/WILAYAH KERJA
- PNS yang pindah Instansi Pusat/Daerah melaporkan kepada Bank Pembayar Gaji tentang kepindahan tempat kerja PNS tersebut, apabila tidak ada perubahan Bank pembayar gaji PNS yang bersangkutan.
- PNS yang pindah Instansi Pusat/Daerah dan pindah Bank Pembayar Gajinya maka PNS yang bersangkutan melakukan penutupan rekening di Bank Pembayar Gaji yang lama dan melakukan pembukaan rekening di Bank Pembayar Gaji yang baru.
- PNS yang pindah Instansi Pusat/Daerah masih dalam satu Bank Pembayar Gaji melaporkan kepada BKN tentang kepindahan tersebut melalui Instansi Pusat/Daerah yang baru tanpa diterbitkan KPE baru.
- PNS yang pindah Instansi Pusat/Daerah dan pindah Bank pembayar gajinya dapat mengajukan penerbitan KPE baru sesuai dengan Bank Pembayar Gaji di tempat kerja yang baru melalui “Prosedur Penggantian KPE Rusak/Perbedaan Data pada angka 3”.